การจัดทำเอกสาร รร.4 และ ตม.30 คือหนึ่งในงานหลังบ้านที่กินเวลาทีมหน้าฟรอนต์มากที่สุด ทั้งยังเสี่ยงต่อความผิดพลาดจากการพิมพ์ชื่อผิด ตกหล่น หรือจัดรูปแบบไม่ตรงตามข้อกำหนด ผลลัพธ์คือเสียเวลาย้อนแก้ เสียโอกาสดูแลแขก และเสียประสบการณ์ลูกค้าโดยรวม
SorasoOneพัฒนาฟีเจอร์อัตโนมัติที่ช่วยจัดทำเอกสาร รร.4 และ ตม.30 ในคลิกเดียว เพื่อลดภาระงานเอกสารซ้ำ ๆ ให้ทีมของคุณกลับไปโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญกว่า
1. ทำไมงานเอกสาร รร.4/ตม.30 ถึงเป็นปัญหา
- ต้องกรอกรายชื่อแขกทีละชื่อ เสี่ยงข้อมูลตกหล่น
- ใช้เวลามากในการตรวจทานรูปแบบเอกสารให้ตรงตามหน่วยงาน
- แยกไฟล์และจัดส่งหลายช่องทาง ทำให้เกิดความซ้ำซ้อน
- การเปลี่ยนเวรหรือคนใหม่เข้ามา ทำให้มาตรฐานงานไม่คงที่
ผลกระทบที่ตามมา คือเวลาการทำงานยืดเยื้อ ความเครียดของพนักงานเพิ่มขึ้น และต้นทุนการดำเนินงานสูงขึ้นโดยไม่จำเป็น
2. SorasoOne ช่วยอย่างไร
SorasoOneดึงข้อมูลผู้เข้าพักจากระบบ PMS และแบบฟอร์มเช็กอิน แล้วจัดรูปแบบเป็นเอกสาร รร.4 และ ตม.30 ตามมาตรฐานทางราชการโดยอัตโนมัติ เอกสารที่ได้สามารถอัปโหลดเข้าสู่ระบบของกรมการปกครอง (DOPA) หรือสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองได้ทันทีโดยไม่ต้องจัดรูปแบบเพิ่ม
หัวใจของโซลูชัน
- อัตโนมัติทั้งกระบวนการ ตั้งแต่ดึงข้อมูล → ตรวจความครบถ้วน → จัดรูปแบบเอกสาร
- ความแม่นยำระดับเอกสารราชการ ลดข้อผิดพลาดด้านสะกดชื่อ วันเดือนปี เลขที่หนังสือเดินทาง
- พร้อมใช้งานจริง รองรับการส่งงานเข้าสู่ระบบหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทันที
3. ประโยชน์ที่วัดผลได้
- เวลาทำเอกสารลดลง เหลือเพียงไม่กี่นาทีต่อวัน
- ความผิดพลาดจากการพิมพ์มือและรายชื่อตกหล่นลดลงอย่างมีนัยสำคัญ
- มาตรฐานงานเอกสารคงที่ แม้เปลี่ยนกะหรือมีพนักงานใหม่
- ทีมหน้าฟรอนต์มีเวลาไปดูแลแขก สร้างประสบการณ์ที่ดี และปิดการขายเสริมได้มากขึ้น
4. ขั้นตอนการใช้งานโดยสรุป
- เชื่อมต่อข้อมูลผู้เข้าพักจาก PMS/แบบฟอร์มเช็กอินของคุณ
- เลือกช่วงวันที่ที่ต้องการสร้างเอกสาร
- ตรวจสอบสรุปรายชื่อและความครบถ้วนของข้อมูล
- กดสร้างเอกสาร รร.4/ตม.30 ระบบจะจัดรูปแบบพร้อมส่งให้ทันที
- อัพโหลดไฟล์ที่เว็บไซต์ราชการได้เลย
5. เหมาะกับใคร
- โรงแรมและรีสอร์ตที่มีปริมาณผู้เข้าพักต่อวันปานกลางถึงสูง
- ที่พักที่ต้องการลดงานหลังบ้านและคุมคุณภาพงานเอกสารให้ได้มาตรฐาน
- ทีมที่ต้องการสเกลงานได้ โดยไม่ต้องเพิ่มกำลังคน
6. สรุป
การปลดล็อกงานเอกสาร รร.4 และ ตม.30 ช่วยให้โรงแรมเดินเครื่องได้ลื่นไหลมากขึ้น SorasoOneทำให้ทุกขั้นตอนเป็นอัตโนมัติ เอกสารได้รูปแบบทางการ พร้อมใช้งานกับหน่วยงานรัฐ ตั้งแต่วันนี้ทีมของคุณจะได้เวลากลับไปทำงานที่สร้างมูลค่าจริง
ต้องการดูเดโมหรือปรึกษาการใช้งานสำหรับโรงแรมของคุณ ติดต่อทีมเซลส์ได้ที่