1. ไฮไลต์: จัดการ Group RSVN แบบมืออาชีพด้วย Import Group Member
ไม่ต้องนั่งคีย์รายชื่อสมาชิกกรุ๊ปทีละคนอีกต่อไป เพียงให้เอเจนท์กรอกข้อมูลตาม Template มาตรฐานแล้วส่งกลับมา จากนั้น Import เข้า SorasoOne รายชื่อและรายละเอียดสมาชิกกรุ๊ปจะถูกบันทึกอัตโนมัติครบถ้วน ลดเวลางานหลังบ้านจากหลายชั่วโมง—ถึงทั้งวัน เหลือไม่กี่นาที
2. ปัญหาที่พบบ่อยในการจัดการกรุ๊ปทัวร์
- การคีย์ชื่อ–นามสกุล หมายเลขเอกสารเดินทาง วันเข้าพัก/ย้ายห้อง ทีละคนใช้เวลานาน
- ความซ้ำซ้อนเมื่อต้องรวมไฟล์จากหลายเอเจนท์และหลายรอบแก้ไข
- ความผิดพลาดจากการพิมพ์ และข้อมูลตกหล่นจนต้องติดตามซ้ำ
- ใช้คนจำนวนมากในช่วงพีค ทำให้ต้นทุนสูงและมาตรฐานงานไม่คงที่
3. โซลูชันของ SorasoOne: Import Group Member
Import Group Member ออกแบบมาเพื่อทำให้การรับกรุ๊ปจอง (Group RSVN) เป็นกระบวนการที่เร็ว แม่นยำ และตรวจสอบได้ สิ่งที่ระบบทำให้คุณ:
- รองรับ Template มาตรฐาน สำหรับเอเจนท์ ใช้งานซ้ำได้
- ตรวจความครบถ้วนของข้อมูลก่อนนำเข้า พร้อมแจ้งรายการที่ต้องแก้ไข
- แมปข้อมูลเข้ากับ Group Reservation และ Rooming List โดยอัตโนมัติ
- เก็บ Audit Trail ของผู้แก้ไข เวลานำเข้า และเวอร์ชันไฟล์
- รองรับการอัปเดตครั้งถัดไป (re-import) โดยไม่สร้างข้อมูลซ้ำ
4. ประโยชน์ที่วัดผลได้
- ประหยัดเวลาคีย์ข้อมูลได้เป็นชั่วโมง–วัน
- ลดการทำงานซ้ำซ้อนและการติดตามแก้ไข
- ใช้คนน้อยลงในการจัดการกรุ๊ป แต่รองรับปริมาณงานที่มากขึ้น
- ข้อมูลเข้าระบบครบ 100% ลดความเสี่ยงตกหล่นและผิดพลาด
5. วิธีใช้งานโดยสรุป
- ดาวน์โหลดหรือส่งต่อ Template รายชื่อสมาชิกกรุ๊ป ให้เอเจนท์
- รับไฟล์ที่กรอกข้อมูลเสร็จ (เช่น CSV/XLSX)
- เข้าเมนู Group RSVN → Import Group Member
- อัปโหลดไฟล์ ตรวจความครบถ้วน/ข้อผิดพลาดที่ระบบแจ้ง
- กดยืนยันนำเข้า ข้อมูลสมาชิกจะถูกบันทึกเข้าระบบทันที
- ตรวจสอบ Rooming List และมอบหมายห้องตามนโยบายของโรงแรม
6. แนวทางการใช้งานให้ได้ผลสูงสุด
- กำหนด Template กลาง ให้เอเจนท์ทุกเจ้ากรอกในรูปแบบเดียวกัน
- ตั้ง Validation Rules ที่จำเป็น เช่น รูปแบบหมายเลขพาสปอร์ต อีเมล โทรศัพท์
- วาง SLA การส่งไฟล์ ก่อนวันเช็คอิน เพื่อให้ทีมมีเวลาตรวจสอบ
- จัดทำ Checklist หลังนำเข้า เช่น ยืนยัน Segment/Rate Plan, มอบหมายห้อง, แจ้ง FO/HK
- ใช้ รายงานติดตามความคืบหน้า ของกรุ๊ปเพื่อไล่ปิดงานที่ค้าง
7. คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
รองรับไฟล์รูปแบบใดบ้าง? รองรับ CSV/XLSX ตาม Template มาตรฐานของระบบ
ถ้าเอเจนท์กรอกไม่ครบ ระบบจะทำอย่างไร? แสดงรายการฟิลด์ที่ขาด/รูปแบบไม่ถูกต้อง ให้แก้ไขก่อนยืนยันนำเข้า
อัปเดตข้อมูลรอบใหม่ได้หรือไม่? ทำได้ ผ่านการ re-import โดยระบบจะจับคู่ข้อมูลเดิมเพื่อลดการซ้ำซ้อน
ข้อมูลปลอดภัยหรือไม่? ข้อมูลถูกเก็บและประมวลผลตามสิทธิ์ผู้ใช้งาน พร้อมบันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลง
8. สรุป
การนำเข้ารายชื่อสมาชิกกรุ๊ปแบบอัตโนมัติช่วยลดเวลางาน ลดความผิดพลาด และทำให้ทีมสามารถรับกรุ๊ปได้มากขึ้นโดยไม่ต้องเพิ่มกำลังคน Import Group Member คือเครื่องมือสำคัญของ SorasoOne ที่ทำให้การจัดการ Group RSVN เป็นมาตรฐาน มืออาชีพ และขยายตัวได้ง่าย
🌐 ลงทะเบียนเพื่อดูเดโมหรือพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญได้ที่: ติดต่อเซลล์