Hệ thống quản lý khách sạn (PMS) hiện đại không chỉ là công cụ đặt phòng—mà là trái tim của toàn bộ hoạt động khách sạn. Từ check-in, tình trạng phòng, kết nối OTA đến báo cáo doanh thu, một PMS đáng tin cậy giúp khách sạn vừa và nhỏ cạnh tranh hiệu quả trong thị trường thay đổi nhanh.
Với rất nhiều lựa chọn, làm sao khách sạn chọn đúng hệ thống?
Danh sách dưới đây tổng hợp các tính năng PMS không thể thiếu, giúp bạn đánh giá phần mềm một cách rõ ràng. Dù bạn đang nâng cấp hay bắt đầu mới, hướng dẫn này đảm bảo khoản đầu tư PMS của bạn mang lại giá trị—và hỗ trợ tăng trưởng dài hạn.
1. Các tính năng vận hành cốt lõi
Mọi PMS nên đáp ứng những nhu cầu hằng ngày. Hãy tìm các công cụ nền tảng sau:
- Quản lý đặt phòng – Tạo, sửa, hủy đặt phòng chính xác.
- Bộ công cụ lễ tân đầy đủ – Check-in/check-out, phân phòng, quản lý hóa đơn, thu tiền khách.
- Đối soát ca đêm – Tự động tổng kết và báo cáo cuối ngày.
- Quản lý buồng phòng – Theo dõi tình trạng phòng, phân công dọn phòng và cập nhật thời gian thực.
- Hồ sơ & lịch sử khách – Lưu sở thích, thông tin liên hệ và lịch sử lưu trú.
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ & đa tiền tệ – Phù hợp với đội ngũ và khách quốc tế.
- Báo cáo chuẩn & tuỳ chỉnh – Truy cập dữ liệu về công suất, doanh thu và vận hành.
SorasoOne cung cấp đầy đủ các tính năng này—xây dựng trên nền tảng mạnh mẽ dành cho khách sạn vừa, với giao diện dễ sử dụng hàng ngày.
2. Công cụ tích hợp sẵn (không cần dùng bên thứ ba)
Để tránh hệ thống chắp vá và chi phí ẩn, hãy chọn PMS có sẵn các công cụ thiết yếu ngay từ đầu:
- Channel Manager – Tự động đồng bộ giá và phòng trống với các OTA lớn.
- Công cụ đặt phòng trực tuyến (IBE) – Cho phép khách đặt phòng trực tiếp từ website khách sạn.
- Quản lý giá và phòng – Thiết lập giá theo mùa, điều kiện đặt phòng và khuyến mãi tại một nơi.
SorasoOne có sẵn tất cả công cụ này, giúp bạn quản lý hiệu quả mà không cần tích hợp phức tạp.
3. Báo cáo và phân tích
Chọn PMS không chỉ dừng lại ở mức cơ bản mà còn hỗ trợ phân tích dữ liệu chuyên sâu:
- Báo cáo kinh doanh hàng ngày (DBR)
- Theo dõi doanh thu, ADR và công suất phòng
- Phân tích hiệu quả kênh đặt phòng
- Báo cáo tài chính tùy chỉnh cho chủ đầu tư, kế toán và quản lý
Các công cụ báo cáo của SorasoOne là những công cụ được các chuỗi khách sạn lớn tin dùng, nay tối ưu cho khách sạn độc lập.
4. Dễ sử dụng và dễ truy cập
Hệ thống nên dễ học, dễ dùng cho đội ngũ nhân viên:
- Giao diện thân thiện – Thiết kế để nhân viên không chuyên IT cũng có thể thao tác nhanh.
- Truy cập di động / Ứng dụng quản lý khách sạn – Quản lý mọi lúc mọi nơi.
- Phân quyền theo vai trò – Cài đặt quyền truy cập theo bộ phận, chức vụ hoặc cá nhân.
- Tương thích đa thiết bị – Dùng được trên máy tính, máy tính bảng và điện thoại.
Ứng dụng hotelier của SorasoOne cho phép truy cập thời gian thực đến các chức năng quan trọng như dọn phòng, tình trạng phòng và đặt phòng.
5. Hỗ trợ và đào tạo
PMS là mối quan hệ lâu dài, không chỉ là phần mềm. Hãy tìm:
- Đội ngũ hỗ trợ tại địa phương – Những người hiểu thị trường khu vực của bạn.
- Tài liệu hỗ trợ đa ngôn ngữ – Hướng dẫn rõ ràng cho nhân viên bằng ngôn ngữ của họ.
- Hỗ trợ khởi tạo – Thiết lập hệ thống, nhập dữ liệu và đào tạo sử dụng trơn tru.
SorasoOne có đội hỗ trợ đặt tại Đông Nam Á, giúp các khách sạn trong khu vực nhận được sự hỗ trợ đúng lúc và phù hợp.
6. Khả năng mở rộng và linh hoạt
Khi doanh nghiệp bạn phát triển, PMS cũng cần theo kịp:
- Tính năng mô-đun mở rộng – Thêm POS, spa hoặc quản lý sự kiện khi cần.
- Quản lý nhiều khách sạn – Điều hành nhiều cơ sở từ một tài khoản.
- Luồng công việc tùy chỉnh – Tùy biến theo cách vận hành của bạn.
SorasoOne phát triển cùng bạn, với khả năng tùy chỉnh cao mà vẫn đơn giản khi sử dụng.
7. Chi phí hợp lý và lợi tức đầu tư (ROI)
Với khách sạn nhỏ, mức giá cần minh bạch và hợp lý:
- Gói đăng ký rõ ràng – Biết chính xác những gì bạn nhận được trước khi cam kết.
- Không phí tích hợp ẩn – Tính năng có sẵn, không bất ngờ về chi phí.
- Đảm bảo hoàn tiền – Không có dùng thử miễn phí, nhưng đảm bảo hoàn lại nếu không phù hợp.
SorasoOne là một trong những giải pháp PMS giá tốt nhất hiện nay, đặc biệt dành cho khách sạn nhỏ và vừa ở Đông Nam Á.
Bảng tổng hợp: Danh sách tính năng cần có của PMS
| Danh mục tính năng | Bạn nên kỳ vọng | SorasoOne |
|---|---|---|
| Vận hành cốt lõi | Đặt phòng, check-in/out, đối soát ca đêm, buồng phòng, hồ sơ khách | ✅ |
| Công cụ lễ tân | Quy trình check-in/out hoàn chỉnh, hóa đơn, thanh toán | ✅ |
| Tích hợp sẵn | Channel manager, công cụ đặt phòng online, quản lý giá | ✅ |
| Không phụ thuộc bên thứ ba | Không cần công cụ bên ngoài | ✅ |
| Báo cáo & phân tích | DBR, báo cáo doanh thu/công suất, phân tích nguồn đặt phòng, báo cáo tài chính | ✅ |
| Truy cập di động | Ứng dụng quản lý với buồng phòng, đặt phòng, trạng thái phòng | ✅ |
| Hỗ trợ & đào tạo | Hỗ trợ khu vực Đông Nam Á, hỗ trợ khởi tạo, tài liệu đa ngôn ngữ | ✅ |
| Mở rộng & linh hoạt | Mô-đun mở rộng, quản lý đa cơ sở, quy trình tùy chỉnh | ✅ |
| Chi phí hợp lý | Giá tốt, gói rõ ràng, đảm bảo hoàn tiền (không dùng thử) | ✅ |
Lời kết: Chọn PMS thông minh với danh sách này
Một PMS nên giúp bạn vận hành dễ hơn—không làm phức tạp thêm. Khi đánh giá phần mềm, hãy dùng danh sách này để đảm bảo khách sạn bạn có được công cụ, sự linh hoạt và hỗ trợ cần thiết.
SorasoOne đáp ứng tất cả tiêu chí—tính năng mạnh mẽ, hỗ trợ địa phương, công cụ tích hợp và giá cả phù hợp với khách sạn vừa & nhỏ.