Quản lý bảo trì hiệu quả là nền tảng cho dịch vụ ổn định trong các khách sạn nhỏ và vừa. Một hệ thống được thiết kế tốt giúp giảm công việc bị bỏ sót, rút ngắn thời gian chờ và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Bài viết này trình bày cách xây dựng quy trình bảo trì khép kín — từ việc báo cáo sự cố đến xuất báo cáo — tất cả trong một nền tảng duy nhất.
Những vấn đề thường gặp khi không có hệ thống tập trung
- Thông tin rời rạc — yêu cầu sửa chữa qua điện thoại hoặc tin nhắn khó theo dõi
- Nhiều công việc bị bỏ sót do không rõ người chịu trách nhiệm
- Cập nhật trạng thái chậm, gây khó khăn trong phối hợp giữa lễ tân, buồng phòng và kỹ thuật
- Thiếu dữ liệu tổng hợp để lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa hoặc kiểm soát ngân sách
Cách quản lý bảo trì khép kín trong cùng một hệ thống
1) Báo cáo sự cố ngay lập tức Nhân viên lễ tân hoặc buồng phòng có thể tạo yêu cầu sửa chữa trực tiếp trên điện thoại hoặc máy tính, ghi rõ phòng, khu vực, tình trạng và mức độ khẩn cấp.
2) Giao việc và theo dõi tiến độ Phân công người phụ trách, đặt thời hạn và cập nhật tiến độ theo từng bước như: Chờ xử lý – Đang sửa – Chờ kiểm tra – Hoàn tất. Mọi người đều thấy được tổng quan chung, giúp giảm trao đổi trùng lặp.
3) Cập nhật kết quả theo thời gian thực Kỹ thuật viên ghi lại chi tiết sửa chữa, linh kiện đã sử dụng, thời gian và chi phí. Hệ thống tự động lưu lại toàn bộ lịch sử để dễ dàng kiểm tra và tra cứu sau này.
4) Đính kèm hình ảnh minh họa Ghi lại ảnh trước và sau khi sửa chữa hoặc khu vực gặp sự cố, giúp người quản lý đánh giá nhanh hơn và có bằng chứng rõ ràng khi sự cố tái diễn.
5) Xuất báo cáo ngay lập tức Tổng hợp số lượng yêu cầu, thời gian xử lý, chi phí và khu vực có vấn đề thường xuyên để hỗ trợ kế hoạch bảo trì phòng ngừa và kiểm soát ngân sách hiệu quả hơn.
Sử dụng mọi lúc, mọi nơi
Hệ thống dựa trên nền tảng đám mây cho phép đội ngũ của bạn truy cập công việc bảo trì từ mọi thiết bị — dù ở quầy lễ tân, khu vực buồng phòng hay tại hiện trường. Chỉ cần có kết nối internet, công việc vẫn diễn ra liên tục.
Lợi ích cho khách sạn
- Giảm công việc bị bỏ sót và thời gian theo dõi
- Tăng tính minh bạch và trách nhiệm cho từng nhiệm vụ
- Ra quyết định chính xác hơn dựa trên dữ liệu thực tế
- Hỗ trợ bảo trì phòng ngừa, tiết kiệm chi phí dài hạn
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ xử lý sự cố nhanh chóng và có tổ chức
🌐 Đăng ký để xem bản demo hoặc trao đổi với chuyên gia của chúng tôi: Liên hệ tư vấn