1. Điểm nổi bật: Quản lý Group RSVN như chuyên gia với Import Group Member
Hãy dừng việc nhập tên thành viên nhóm từng người. Chỉ cần yêu cầu đại lý điền mẫu tiêu chuẩn và gửi lại. Sau đó import vào SorasoOne—tên và thông tin chi tiết của thành viên sẽ được ghi nhận tự động, đầy đủ, rút ngắn thời gian xử lý hậu cần từ nhiều giờ (thậm chí cả ngày) xuống còn vài phút.
2. Thách thức thường gặp khi xử lý đoàn khách (tour/group)
- Nhập thủ công họ tên, số giấy tờ, ngày ở/chuyển phòng cho từng khách tốn rất nhiều thời gian
- Trùng lặp công việc khi phải tổng hợp tệp từ nhiều đại lý và nhiều vòng chỉnh sửa
- Lỗi gõ và thiếu dữ liệu, dẫn đến phải nhắc nhở – bổ sung nhiều lần
- Cần nhiều nhân sự trong giai đoạn cao điểm, làm tăng chi phí và giảm tính nhất quán
3. Giải pháp của SorasoOne: Import Group Member
Import Group Member được thiết kế để việc nhận đặt phòng theo đoàn (Group RSVN) trở nên nhanh chóng, chính xác và có thể kiểm soát. Hệ thống mang lại cho bạn:
- Hỗ trợ mẫu tiêu chuẩn cho đại lý, có thể tái sử dụng
- Kiểm tra tính đầy đủ trước khi import và cảnh báo các mục cần sửa
- Tự động ánh xạ dữ liệu vào Group Reservation và Rooming List
- Lưu audit trail về người chỉnh sửa, thời điểm import và phiên bản tệp
- Hỗ trợ cập nhật về sau (re-import) mà không tạo dữ liệu trùng lặp
4. Lợi ích đo lường được
- Tiết kiệm từ nhiều giờ đến cả ngày nhập liệu thủ công
- Giảm công việc trùng lặp và công đoạn sửa–đối chiếu
- Quản lý đoàn với ít nhân sự hơn nhưng vẫn mở rộng sản lượng
- Đạt 100% ghi nhận dữ liệu trong hệ thống, hạn chế thiếu sót và sai lỗi
5. Hướng dẫn nhanh
- Tải xuống hoặc chia sẻ Mẫu danh sách thành viên đoàn cho đại lý
- Nhận tệp đã điền (ví dụ: CSV/XLSX)
- Vào Group RSVN → Import Group Member
- Tải tệp lên và xem các cảnh báo về tính đầy đủ/kiểm tra định dạng
- Xác nhận import; dữ liệu thành viên sẽ được ghi nhận ngay
- Rà soát Rooming List và phân phòng theo chính sách khách sạn
6. Thực hành tốt để đạt hiệu quả tối đa
- Thiết lập một mẫu chuẩn dùng chung cho tất cả đại lý
- Đặt các quy tắc kiểm tra (validation) cần thiết (định dạng số hộ chiếu, email, điện thoại)
- Xác định SLA nộp tệp trước ngày check-in để đội có thời gian rà soát
- Tạo checklist sau import (xác nhận segment/rate plan, phân phòng, thông báo FO/HK)
- Dùng báo cáo tiến độ theo đoàn để theo dõi và hoàn tất các hạng mục còn lại
7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Hỗ trợ định dạng tệp nào? CSV/XLSX theo mẫu tiêu chuẩn của hệ thống.
Nếu đại lý điền thiếu thì sao? Hệ thống liệt kê các trường thiếu/không hợp lệ để chỉnh sửa trước khi import.
Có cập nhật dữ liệu về sau được không? Có—thông qua re-import. Hệ thống đối khớp bản ghi hiện có để tránh trùng lặp.
Dữ liệu có an toàn không? Dữ liệu được lưu trữ và xử lý dựa trên quyền người dùng, có đầy đủ lịch sử thay đổi.
8. Kết luận
Tự động import thành viên đoàn giúp giảm thời gian và sai sót, cho phép đội ngũ xử lý nhiều đoàn hơn mà không cần tăng nhân sự. Import Group Member là tính năng chủ chốt của SorasoOne giúp tiêu chuẩn hóa, chuyên nghiệp hóa và mở rộng quy trình Group RSVN.
🌐 Đăng ký demo hoặc trao đổi với chuyên gia: Liên hệ Bộ phận Kinh doanh